Kommunens arkivsystem gjør at saker «forsvinner»
Drangedal kommunes arkivsystem gjør det i praksis umulig å finne tilbake til saker på en enkel måte. Arkivverket har varslet ny kontroll med kommunens arkivsystemer i 2021.
Pålegg fra 2015 er ennå ikke fulgt opp. Det er fremdeles ikke orden med ordning og registrering. Det samme gjelder arkivlokaler. Dagens ordning er mangelfull. Deler av dokumentasjonen samles ikke i et søkbart fellesarkiv, men som dokumenter i permer, datamaskiner og esker.
Kommunen ønsker å forbedre systemene sine.
Jurist Christina Malén Staulen Fink i Drangedal kommune sier at kravene i arkivloven ivaretas. Saksbehandlingssystemet fungerer godt, men søkbarheten gjør at det er vanskelig å finne spesifikke dokumenter i ettertid. Kommunen skal nå anskaffe et nytt saksbehandlingssystem sammen med de andre Grenlandskommunene. Anskaffelsen blir lagt ut på anbud, sier hun.
Artikkelen fortsetter under annonsen.
Det handler om tillit
– I mange sammenhenger er kommunen i direkte kontakt med innbyggerne. Det kan være skole, byggeprosjekter, sosialhjelp eller brøyting. Derfor er kommunes dokumentasjon og arkiver viktige. Det handler om innbyggernes rettsikkerhet og tilliten til politikere og administrasjon. Får du avslag på en søknad kan du be om innsyn i saksbehandlingen for å se om kommunen har håndtert saken din på riktig måte, sier Kjetil Reithaug, fagdirektør for seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket.
Arkivverket
Arkivverkets viktigste oppgaver er å ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter, gjøre materialet tilgjengelig for bruk, føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene og bidra til at private arkiver blir tatt vare på.
Mangler skriftlig dokumentasjon
Drangedal kommune kan ikke på en enkel måte dokumentere anskaffelser over 100 000 kroner innen sektoren Bygg, eiendom og kommunalteknikk.
– Vi har oversendt alt vi har av dokumentasjon innenfor området du har etterspurt. På grunn av manglende skriftlig dokumentasjon oversendte vi oversikt over alle utbetalinger over kr. 100 000 den 07.12.2020, skriver Drangedal kommunes jurist, Christina Malén Staulen Fink.
Drangedalsposten har ikke fått det vi ba om, nemlig anskaffelsesprotokollene.
– For anskaffelser over 100 000 kroner skal kommunen føre en anskaffelsesprotokoll. I en slik protokoll skal det fremgå hvilke vurderinger som er gjort, hvem som er tilbydere og hvem som fikk oppdraget, sier jurist Trond Gunnar Amundsen i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).
4. juni 2020 sendte Drangedalsposten en e-post til Drangedal kommune der vi ba om innsyn i dette:
Alle kjøp av varer/tjenester, over 100 000 kroner, som «teknisk etat» i Drangedal kommune har foretatt siste 10 år. Hensikten er å bygge opp en oversikt over hvilke leverandører Drangedal kommune kjøper varer og tjenester av.
Artikkelen fortsetter under annonsen.
– Store deler av vårt arkiv er ikke digitalisert. Det kommer derfor til å medgå mye tid å sjekke transaksjonene opp mot arkivet, og lang saksbehandlingstid må påregnes, skrev Fink i en e-post til Drangedalsposten 7. desember i fjor.
Vanskelig for kontrollutvalget
Dersom kommunens arkiver har hull og mangler, betyr det at kontrollutvalgets arbeid ikke kan gjennomføres på en betryggende måte. Kontrollutvalget er et redskap for kommunestyret til å få innsyn i og føre tilsyn med hvordan administrasjonen løser sine oppgaver. Tilsynsansvaret omfatter også politiske utvalg under kommunestyret.
Arkivverket kommer på besøk i oktober
Seniorrådgiver Geir Ivar Tungesvik i Arkivverket opplyser at de vil gjennomføre en kontroll med kommunens arkivsystemer i oktober. Sist gang det ble ført tilsyn med Drangedal kommune var i 2015.
– Kommunen har fremdeles ikke fått orden på to av påleggene de fikk i 2015, sier han. Det ene er ordning og registrering, det andre er arkivlokaler.
Lover å fremskaffe noen anskaffelsesprotokoller
Drangedal kommune har pr telefon 29. januar 2021 sagt at de vil undersøke om det er mulig å fremskaffe anskaffelsesprotokoller for følgende oppdrag.
1.Granveien 2
2.Kjøp av strøsand
3.Kjøp av knuste masser
Artikkelen fortsetter under annonsen.
4.Ny pumpestasjon ved Tørdalsveien 66
5.Brøyting og støarbeid ved Gautefall Biathlon anlegg
6.Arbeider i forbindelse med VVA Lundtveitgrenda i Kroken
7.Ny pumpestasjon ved rundkjøringen i Drangedal sentrum.
8.Smibekkhavna
9.Gravearbeid mellom flisfyringsanlegget og industrilokaler på Stemmen.
10.Arbeid med ny brannstasjon
Vi ønsker informasjon om hvem som fikk oppdragene og hvem som fikk gi tilbud (pris) på de samme oppdragene.
